De verschillende leden van de vergadering.
Hieronder kan je lezen welke taken de verschillende leden van der vergadering allemaal hebben. Maak nadien de bijkomende oefening.
1. De voorzitter
Taken voor de vergadering:
- Agenda opstellen
- Uitnodiging opstellen
- Tijdig versturen van agenda en uitnodiging
- Voorbereiden vergadering: vergader ruimte, notulist aanspreken, presentatiemiddelen.
Taken tijdens de vergadering:
- Openen vergadering
- Inleiden agendapunten
- Toelichtende informatie geven of vragen dat iemand ze geeft
- Structuur bewaken
- Samenvatten
- Formuleren besluit
- Sfeer bewaken
- Orde bewaren
Taken na de vergadering:
- Verslag nakijken en versturen
- Opvolgen van de besluiten
2. De notulist of verslaggever
Taken van de notulist of verslaggever:
- Goed luisteren
- Aandachtig volgen
- Doelgericht noteren
- Goed schriftelijk kunnen uitdrukken!
3. De deelnemers
Taken van de deelnemers:
De leden kunnen een bijdrage aan de inhoud (vb:
informatie geven) of aan het proces (vb: voor een goede sfeer zorgen) geven.
- Zich voorbereiden
De agenda en bijlagen lezen. Om een standpunt te
kunnen brengen is een goede voorbereiding vereist. Het denkproces start bij de
voorbereiding en niet tijdens de vergadering.
- Zinvolle bijdrage leveren
Meedenken, luisteren, informatie geven en vragen,
meepraten, eigen mening verwoorden. Velen denken dat hun taak er alleen in
bestaat anderen te overtuigen van hun mening maar zijn nauwelijks bereid zich
door anderen te laten overtuigen.
- Gezag voorzitter respecteren
- Zaak en persoon scheiden
Het gaat niet om wat je van iemand vindt of wat
iemand is maar om de argumenten.
Zoek in deze oefening welke taken bij de verschillende leden horen
Bekijk nog eens het filmpje op de pagina: Gestructureerd vergaderen: de 4 fasen.
Daar zijn de verschillende taken heel duidelijk zichtbaar!
Let ook op de plaats van de leden van de vergadering. De voorzitter zit centraal zodat iedereen hem/haar goed kan zien zitten. De notulist zit vlakbij de voorzitter.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten